O processo de importação envolve uma série de etapas burocráticas e o correto cumprimento das normas e regulamentos vigentes é determinante para evitar atrasos e custos extras. Diante disso, entender quais são os documentos obrigatórios para importação é o primeiro passo para garantir uma operação segura e eficiente.
Além de saber o que comprar e de quem comprar, é preciso ter clareza de que cada etapa da importação exige documentos formais. Por isso, neste texto, vamos detalhar quais são os principais documentos exigidos em uma operação de importação e a função de cada um deles.
Proforma Invoice
Primeiramente, o processo de importação começa com a negociação entre o comprador e o vendedor internacional. Para formalizar essa negociação inicial, é comum utilizar a Proforma Invoice, que nada mais é do que uma proposta comercial formalizada pelo exportador.
Apesar de não ter valor fiscal, a Proforma Invoice funciona como um pré-contrato.
Nela, devem constar informações fundamentais como a descrição detalhada da mercadoria, quantidades, valores unitários e totais, prazos de pagamento, Incoterms, dados do comprador e do vendedor, entre outros detalhes.
Assim, esse documento permite ao importador avaliar custos, planejar a operação de importação, efetuar pagamentos antecipados e, em muitos casos, iniciar o processo de obtenção de licença de importação.
Fatura Comercial
Diferentemente da proforma Invoice, a fatura comercial (Commercial Invoice) é um dos documentos obrigatórios e um dos mais importantes de toda a operação. Emitida pelo exportador após o fechamento da venda, ela comprova a efetivação da transação comercial.
Para ser aceita pela Receita Federal, a fatura comercial precisa conter informações claras e precisas, principalmente as descritas no Art. 557 do Regulamento Aduaneiro, tais como:
- Nome e endereço, completos do importador;
- Nome e endereço, completos do importador e, se for o caso, do adquirente ou do encomendante predeterminado;
- Especificações das mercadorias em português ou em idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio, ou, se em outro idioma, acompanhada de tradução em língua portuguesa, com indicação dos elementos indispensáveis para a sua perfeita identificação;
- Marca, numeração e, se houver, número de referência dos volumes;
- Quantidade e espécie dos volumes;
- Peso bruto e peso líquido dos volumes;
- País de origem, aquisição e procedência da mercadoria;
- Preço unitário e total de cada item e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos;
- Custo de transporte e demais despesas relativas às mercadorias especificadas na fatura;
- Condições e moeda de pagamento; e
- Termo a condição de venda (Incoterm).
Ao ser constatada omissão ou algum erro nas informações declaradas na fatura comercial uma multa fixa no valor de R$200,00 poderá ser aplicada, de acordo com o Art. 715 do RA.
Packing List (Romaneio de Carga)
Outro documento que deve ser apresentado é o Packing List, conhecido também como Romaneio de Carga.
Ele detalha a forma como as mercadorias são acondicionadas nos volumes. Apesar de não ter função fiscal, sua apresentação é obrigatória para possível conferência física da carga no decorrer da conferência aduaneira (quando aplicável).
Já no Packing List, devem constar informações como número de volumes, peso bruto e líquido de cada volume, dimensões das embalagens, tipo de embalagem (caixas, pallets, contêineres), numeração e marcação dos volumes.
Além disso, esse documento auxilia os fiscais da Receita Federal, as transportadoras e os armazéns alfandegados a localizar, inspecionar e armazenar corretamente as mercadorias.
A não apresentação do Packing List pode ser aplicada uma multa de R$500,00, de acordo com a alínea “e”, inciso VIII do Art. 728 do RA.
Conhecimento de embarque
O conhecimento de embarque é o documento que, além de tudo, comprova a contratação do transporte internacional e a posse da carga pelo transportador.
Ele é emitido pela empresa de transporte e varia conforme o modal:
- Conhecimento de Embarque Marítimo: BL (Bill of Lading), emitido pelo transportador.
- Conhecimento de Embarque Aéreo: AWB (Air Waybill), emitido pela companhia aérea;
- Conhecimento de Embarque Multimodal: Throughbill of Lading, emitido pelo Operador de Transporte Multimodal (OTM).
De modo geral, o conhecimento de embarque funciona como um recibo de entrega da mercadoria na origem para transporte, sendo um contrato de transporte entre o embarcador e o transportador e, além disso, no caso do B/L, pode servir até como título de crédito negociável.
Além disso, ele contém informações como dados do exportador, importador, transportador, descrição da carga, peso, volume, porto ou aeroporto de embarque e destino, bem como instruções especiais de manuseio.
Declaração aduaneira
A Declaração de Importação (DI), registrada no Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), ou a Declaração Única de Importação (DUIMP), registrada no Pucomex (Portal Único de Comércio Exterior), no contexto do Novo Processo de Importação, representa o documento que dá início ao processo de Despacho Aduaneiro de Importação.
Em seguida, a declaração aduaneira reúne todas as informações necessárias para o despacho, incluindo dados do importador, do exportador, além de detalhes sobre a carga e sobre a operação de importação.
Após o registro, e depois das análises e do gerenciamento de riscos, os sistemas da Receita Federal então realizam a parametrização da declaração aduaneira para um de seus canais (verde, amarelo, vermelho ou cinza).
Assim, a parametrização define se os sistemas da Receita Federal desembaraçam automaticamente a carga (canal verde); se realizam apenas o exame documental (canal amarelo); se exigem, além do exame documental, uma inspeção física da carga (canal vermelho); ou, ainda, se aplicam um procedimento especial de controle aduaneiro quando identificam indícios de fraude (canal cinza).
Com o desembaraço aduaneiro, ou seja, ao concluir o processo de despacho, a Receita Federal libera a mercadoria para que o importador a receba e a faça circular no território brasileiro.
Licença de Importação
Nem toda mercadoria exige uma Licença de Importação (LI), mas, para alguns produtos, de acordo com o seu código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), sua emissão é indispensável.
A LI é uma autorização concedida por órgãos anuentes competentes como Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), MAPA (Ministério da Agricultura e Pecuária), entre outros, dependendo do tipo de mercadoria.
Produtos químicos, medicamentos, alimentos, cosméticos ou bens sujeitos a cotas tarifárias são exemplos de itens que geralmente precisam de uma licença de importação.
A ausência de uma LI deferida, quando obrigatória, pode resultar na retenção da carga, multas e até a proibição da entrada da mercadoria no país.
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